Popasovat se s vypisováním veřejných zakázek tak, aby je následně nebylo nutno rušit nebo řešit stížnosti s Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS), je úkol nesmírně těžký. Zdárně se s ním vyrovnal Ústav leteckého zdravotnictví (ÚLZ), který také za tuto činnost obdržel ocenění zIndex společnosti Datlab. Klíčem k úspěchu přitom je to, že při přípravě zakázky ústav striktně odděluje jednotlivé fáze a činnosti a zároveň důsledně dbá, aby zadání očistil od potenciálně diskriminačních požadavků.

V rámci zIndexu byly hodnoceny například počty uchazečů, námitky, kvalita dat, konzistentní jednání či názor dodavatelů. Celkově přitom Ústav leteckého zdravotnictví získal 80 procent, čímž se ve skupině 67 zadavatelů v kategorii Státní správa – malé úřady umístil na druhém místě.

„Nás to samozřejmě potěšilo, protože práce kolem toho je strašně moc. Dnes se podmínky a nároky Zákona o zadávání veřejných zakázek neustále zvyšují a stále přibývají další a další požadavky, které musíme splňovat. Není tak rok, kdy bychom v našem systému nemuseli něco upgradovat,“ říká náměstek ředitele pro technicko – ekonomickou činnost Martin Říha.

Tým, který má v ÚLZ veřejné zakázky na starosti, přitom není velký – jde o tři zaměstnance a externí právničku, a to nutno zdůraznit, že nejde o hlavní náplň jejich činnosti. Přesto se díky vhodně nastavenému systému dokázali s tímto těžkým úkolem úspěšně vyrovnat.

Dnes je přitom situace taková, že „státní“ zdravotnická zařízení, jako je i ÚLZ, musejí soutěžit téměř veškeré komodity a služby. Ústav si zároveň interně stanovil, že jde ještě nad rámec Zákona o zadávání veřejných zakázek a i u drobných zakázek, kde může zadávat napřímo, provádí výběr dodavatelů na základě průzkumu trhu, o čemž zpracovává zprávu o veřejné zakázce malého rozsahu.

Mohlo by vás zajímat

Základem je striktní oddělení činností

Velké zakázky soutěžené v rámci zákona o zadávání veřejných zakázek se dnes povinně provádějí prostřednictvím Národního elektronického nástroje (NEN). Na začátku takové zakázky je průzkum trhu a tržní konzultace, kde si ÚLZ ověřuje, zda jsou parametry, které chce zadat, reálné a realizovatelné. „Díky tomu se pak vyhneme případným námitkám ze strany dodavatelů i jejich stížnostem na ÚOHS,“ poukazuje Martin Říha.

Poté uživatel, který bude daný přístroj či službu používat, sestaví technickou specifikaci. „Tady začíná interně nastavený proces, který se nám velmi osvědčil, a to je, že jednotlivé činnosti jsou striktně rozdělené,“ vysvětluje Říha.

Například lékaři, kteří s danou technologií zacházejí, mají i na základě komunikace s dodavateli vizi, co přesně pro svou práci potřebují. S provozním oddělením je pak vytvořena technická specifikace, která ale v dalším kroku musí projít očištěním od parametrů, které by mohli znevýhodnit některého z relevantních dodavatelů. Pokud tedy nikdo jiný nemůže k přístroji poskytnout potřebný zvlášť účtovaný materiál (ZUM), nemůže být takový ZUM jedním z parametrů – zadání je třeba napsat tak, aby nebylo diskriminační, což je jeden ze základních parametrů zákona. Právě v této fázi se také ústav snaží specifikovat i kvalitativní kritéria, díky čemuž už ve finále obvykle soutěží jen na cenu.

Přístrojový technik, který se nepotkává s obchodními zástupci prodejce, zadání zkontroluje a vytvoří obecné zadání. To pak předá administrátorovi veřejných zakázek, který taktéž není v kontaktu s dodavateli, k přípravě, zpracování a vypsání zakázky do NEN. Technicko – ekonomický náměstek zároveň jmenuje nezávislou komisi, která hodnotí došlé nabídky. Závěrem celý proces před vyhlášením soutěže zkontroluje právnička.

„Díky rozdělení činností z nás nikdo není v kontaktu s dodavateli, což proces významně zjednodušuje. Nikdo nás neoslovuje, nelobuje, a nám to tak vyhovuje. Za dobu mého působení v ústavu jsme neměli žádnou stížnost na průběh soutěží. Samozřejmě bývají průběžné dotazy a připomínky v rámci řízení, tedy ve chvíli, kdy je zakázka vyhlášena, a na ty odpovídáme. Záleží na složitosti zakázky. U té vůbec nejsložitější, jakou jsme měli, tedy u tlakových komor, bylo pět dotazů a pět námitek. Nakonec ale nebyla žádná stížnost a námitka, která by šla mimo ÚLZ – odpovědi byly jasné, naše požadavky zdůvodněné, takže nebylo na co si stěžovat. Nikdy jsme tedy přes ÚOHS nebyli řešeni,“ popisuje Martin Říha s tím, že počet vypsaných zakázek podle zákona o zadávání veřejných zakázkách (tedy těch, které jdou přes NEN) závisí na investičním plánu, zhruba jich ale bývá kolem 25 až 35 ročně.

Ačkoliv se ale ústavu daří řešit veřejné zakázky velmi dobře, je vyhovění zákonu poslední dobou čím dál obtížnější. Jde zejména o novinku v podobě environmentální a sociální odpovědnosti, která tak trochu jde proti předchozím zákonným ustanovením. „My se na jednu stranu máme chovat ekonomicky a jako řádní hospodáři, ale na stranu druhou máme zohledňovat environmentálně a sociálně odpovědné hledisko. Měli bychom tedy zkoumat, zda potencionální dodavatel nezaměstnává lidi, které by diskriminoval. Jak to má zadavatel udělat, mi dodnes nikdo nevysvětlil. A jaké je environmentálně odpovědné chování, na to může mít každý svůj názor. Co tedy máme upřednostňovat, ekonomiku, nebo to, že je přístroj plně recyklovatelný?“ ptá se Martin Říha.

Za deset let se bodová produkce ÚLZ zdvojnásobila

Ústavu se ale daří, co do hospodaření, i v dalších oblastech než jsou jen veřejné zakázky. V posledních deseti letech se rozvinul tak, že se více než zdvojnásobila bodová produkce a tedy i úhrada z veřejného zdravotního pojištění. „To je na jedné straně způsobeno zvýšenou výkonností, ale také rozvojem moderních metod a postupů, na nichž jsme se se zdravotními pojišťovnami dohodli,“ poukazuje ředitel ÚLZ Petr Chmátal s tím, že dnes má ústav obrat 180 milionů korun.

Nicméně v současné ekonomicky náročné situaci se i ÚLZ připravuje na horší časy. „Máme plán, jak reagovat na jednotlivé události, které mohou nastat. Začali jsme tím, že všichni normálně šetříme, ale máme zpracovanou i krajní krizovou variantu, kdy by byla omezena dodávka energií. Primární je pro nás ovšem udržet kvalitu poskytování zdravotní péče pro naše pacienty tak, jak se nám ji podařilo za poslední roky nastavit. Vím, že vzhledem k velikosti Ústavu a zkušenostem všech zaměstnanců jsme v tomto flexibilní. Proto se netrápíme existenčními obavami. Uvidíme, jak to půjde dál,“ dodává Martin Říha.

Michaela Koubová